Tutorial: JIRA’da Scrum Projesi Nasıl Oluşturulur?

JIRA Nedir?

Öncelikle JIRA’nın ne olduğundan kısaca bahsedelim. Atlassian tarafından sunulan Jira, bir proje yönetim aracıdır. İlk zamanlarda Waterfall yaklaşımlar için kullanılırken, son yıllarda hem located hem de remote Agile ekipler için etkili bir çalışma ortamı sunmaktadır. Ayrıca proje gidişatına ilişkin gelişmiş raporlamaları sayesinde, projeleri etkin bir şekilde takip edebilmeyi mümkün kılıyor. Milestonelar, versiyonlar ve hatırlatıcılar dahil olmak üzere tüm ekibin ihtiyaç duyduğu bilgileri tek bir yerde toplamaktadır.

Bu yazımda, Agile ekipler için JIRA üzerinde bir Scrum projesi nasıl oluşturulur ve takip edilir temel hatları ile göstereceğim. 👍

Adım 1: Scrum Projesi Oluşturmak

Bu yazımı hazırlarken Jira’da Classic ve Next-Gen olmak üzere 2 farklı Scrum şeması seçilebiliyordu. Next-Gen basit ve daha akıcı bir deneyim sunarken, Classic şemada konfigürasyonları daha özgürce değiştirebilirsiniz. Ben projeyi Classic şema üzerinden kuracağım.

“Create project” seçeneğini seçtikten sonra proje ismi ve kısaltmasını oluşturmanızı isteyecek. Ardından gelen ekranda, görsel sunum olarak da Kanban Board veya Scrum Board mu istediğinizi soracak. Peki bu ikisinin farkı nedir? Çok detaya girmeden kısa bir özet geçelim. 📜

Scrum Board: Scrum takımları Sprint Planning Meeting’de genellikle 2 hafta süren Sprint’ler planlar. Bu planlama aşamasında Product Backlog’dan yüksek öncelikli işleri çekerler (PULL) ve “Sprint Backlog” denilen listeye atarlar. Development Team bu 2 haftalık sürede sadece Sprint Backlog’daki işlere odaklanacağını ve bitireceğini taahhüt eder. Ekip Sprint boyunca yapılacak işleri Scrum Board adını verdikleri bir ekranda takip eder. Bu ekran “To Do — In Progress — Test — Done” başlıklarını içerir. Takım, her gün Daily Scrum’da bu ekran üzerindeki işlerin durumunu günceller ve birbirlerini bilgilendirir.

Kanban Board: Scrum’ın aksine Kanban’da 2 haftalık Sprint’ler ve “Sprint Backlog” yer almaz. Kanban’da sürekli devam eden bir çekme (PULL) süreci vardır. Ekip, proje boyunca yapılacak işleri Kanban Board adını verdikleri bir ekranda takip eder. Bu ekran “In Progress — Test — Done” başlıklarını içerir. Geliştirme ekibi, elindeki işi bitirmeye yakın “Product Backlog”’dan yeni bir iş çeker. Böylece Kanban Board’da hiçbir kolon boş kalmayacak ve ekipler arası sürekli bir iş akışı sağlanacaktır.

Projenizi oluşturduktan sonra, boş bir Scrum Board ile karşılacaksınız. Jira, ilk kuruluşta tanımlı tüm ayarları gerçekleştirmiş olacak. Eğer isterseniz “Project Settings” menüsünden Workflow, Screens ve Custom Field’lar üzerinde değişiklikler yapabilirsiniz. Ama gelin kısaca bu alanların ne olduğundan da bahsedelim.

Workflow: Bir projedeki iş tiplerinin (Epic,Issue,Bug,Task) “Tamamlandı” olarak işaretlenmeden önce geçmesi gereken aşamalardır. Sistem şemaları üzerinde değişiklik yapamazsınız ama özel iş akış şemaları ekleyebilirsiniz. Örneğin; bir Bug tipindeki işin asla QA ekiplerine gitmeden veya spesifik bir yöneticinin onayından geçmeden “Tamamlandı” olarak işaretlenemeyeceğini içeren bir iş akış şeması oluşturabilirsiniz.

Screen: Bir projedeki her bir iş tipi (Epic,Issue,Bug,Task) için özel ekran tasarlayabilirsiniz. Örneğin; Bug tipindeki bir talep için “Tag” alanını ekrandan kaldırabilir, User Story tipindeki bir alan için “Acceptance Criterias” alanı ekleyebilir ve doldurulması zorunlu olarak belirleyebilirsiniz.

Custom Field: Bir projedeki her bir iş tipi (Epic,Issue,Bug,Task) için özel alan ekleyebilir ve doldurulması zorunlu olarak belirleyebilirsiniz.

Adım 2: Product Backlog için User Stories oluşturmak

Soldaki sidebar’da “Backlog”, “Active sprints” ve “Reports” muhtemelen proje boyunca en çok kullanacağımız menüler olacak. 😉

Şimdi projemiz için yapılacakları Backlog’a eklemeye başlayalım. Sol menüden Backlog’a gidelim ve yapılacaklar listesini oluşturalım. 💾

Backlog’a ekleyeceğiniz işlerin türünü seçebilir ve bunları bir Epic’e bağlayabilirsiniz.

Bugün birlikte Register, Login ve Settings ekranlarından oluşan basit bir mobil app tasarlayacağız. 📱

Story’leri oluşturduk ve bunları ilgili Epic’lere linkledik. İsterseniz “Versions” alanını kullanarak her bir Release’de hangi fonksiyonların hazır olacağını belirleyebilirsiniz.

Birkaç User Story oluşturduktan sonra, Backlog’da bunları önceliklendirmeye başlayabiliriz. Backlog içindeki Story’leri sürükleyip bırakarak sıralayabilir veya bir Story’yi görüntüleyerek “Priority” alanı ile önceliklendirebiliriz.

Adım 3: Sprint oluşturmak

Bildiğiniz gibi, Scrum’ın temel unsurlarından biri de ürün geliştirme sürecinin Sprint’ler halinde gerçekleştirilmesidir.

Bir Sprint başlatmak için önce hedeflerini belirlemeniz gerekir. İlk Sprint’te planlamayı hedeflediğimiz işleri Sprint Planning Meeting’de tartışırken “Create Sprint” butonuna tıklayarak bir Sprint Backlog oluşturabiliriz ve her bir Story için Points atayarak mevcut işlerin büyüklük tahminlerini yapabiliriz. Eğer Story birden fazla iş gerektiriyorsa daha kolay yönetilmesi için Task’lara bölebiliriz. ✂️

Aşağıda görüldüğü gibi bir Sprint oluşturduk, Story Point’lerini belirledik ve ekibe atadık.

Sıra geldi “Start sprint” butonuna tıklayarak Sprint’i koşmaya ama öncesinde yapmamız gerek son bir adım kaldı. Sprint’in detaylarını girmek. Sprint’imize bir isim, kaç hafta süreceğini, başlangıç tarihini ve bu sprintteki hedeflerimizi tanımladıktan sonra Sprint’i koşabiliriz. 📅

Adım 4: Sprinti koşmak

Sprint’i başlattıktan sonra “To Do — In Progress ve Done” kolonlarından oluşan bir Scrum Board ile karşılaşacağız. Scrum Board, ekibinizin To Do (yapılacaklar) sütunundaki öğeleri Sprint süresince tamamlayıp “Done” kolonuna taşımak için çalışacağı yerdir.

Kolonlarda değişiklik veya ekleme yapmak istersek sağ üst menüden “ … > Board Settings > Add column” yolunu takip edebiliriz.

Ekip, Sprint devam ederken, herkesin üzerinde çalıştığı işleri gözden geçirmek için günlük standup toplantıları düzenlenmeli ve Sprint’in zamanında tamamlanmasını etkileyecek hiçbir sorunun olmadığına dair emin olmalıdır. 🤝 Günlük standup toplantılarında işlerin güncel durumlarını takip etmek için Scrum Board’u kullanabiliriz, böylece tüm ekibin üzerinde çalıştıkları görevleri görebiliriz.

Adım 5: Raporları takip etmek

Jira’da proje ve sprint durumları ile ilgili çok sayıda rapor mevcuttur. Raporları görmek için, sol sidebardaki “Raporlar” linkine tıklamamız gerekiyor. Sonrasında istediğiniz bir hazır şablonu seçebilirsiniz. Burdown Chart, aktif bir Scrum Sprint’ini takip etmek için ideal bir rapordur. 📊

Burndown Chart, bir Sprint’te “Yapılan” ve “Tahmin Edilen” iş miktarını gösterir. Yani bitirmeyi hedeflediğiniz ile gerçekte bitirdiğiniz iş miktarlarını karşılaştırmanızı sağlar. Ekip, Sprint boyunca kalan işi takip ederek ilerlemesini yönetebilir ve buna göre gerekli aksiyonları alabilir. 📉

Burndown Chart, aşağıdaki soruları yanıtlanması için ekibe görsel bir rapor sunar;

• Ekip tahminlere ayak uydurmakta zorlanıyor mu
• Ekip Story Point tahminlemeyi hatalı yapıyor ve bu nedenle Sprint erken bitiriyor mu
• Çalışma yeterince küçük tasklara ayrılmıyor mu (ilerleme çizelgesinde büyük sıçramalarla belirtilir)
• Verilen hedeflere bağlı kalınıyor mu

Adım 6: Sprint raporu inceleme

Raporları görmek için, sol sidebardaki “Raporlar” linkine tıklamamız gerekiyor. Sprint başladıktan sonra eklenen görevler dahil olmak üzere tamamlanmış ve tamamlanmamış işler ve Sprint ile ilgili tüm istatistikleri görüntüleyebilirsiniz. 🔎

Adım 7: Sprint’i kapatmak

Sprint’imizi tamamladıktan sonra Scrum Board’un sağ üst köşesindeki “Complete Sprint” butonuna tıklayarak tamamlayabiliriz. Bu işlem sırasında Jira, Sprint boyunca tamamlanamamış işler için aşağıdaki tercihlerden birini seçmenizi ister:

• Tamamlanmayan işleri Backlog’a geri taşı
• Tamamlanmayan işleri bir sonraki Sprint’te en öncelikli iş olarak taşı
• Tamamlanmayan işler için yeni bir Sprint oluştur

Uygun seçeneği seçerek Sprint’i tamamlayabilirsiniz. Eğer bir sonraki Sprint’e dahil edilmesini istersek ve “Backlog” menüsüne geri dönersek bir önceki Sprint’te tamamlanmamış işlerin hazır beklediğini görebilirsiniz.

Sprint’i kapattıktan sonra sistem sizi doğrudan Sprint Report sayfasına götürecektir. Buradan raporu inceleyebilir ve istersenizsağ üst köşedeki “Run Retro” butonu ile Jira Confluence üzerinde “Sprint Retrospective” düzenleyebilirsiniz.

Adım 8: Velocity Chart

Velocity Chart, ekibin her sprintte tamamladığı işi gösterir. Böylece ekibin kapasitesini ölçebilir ve ileriye dönük planlama yapabiliriz. Raporları görmek için, sol sidebardaki “Velocity Chart” linkine tıklamamız gerekiyor.