Proje Kapsamı Nedir?

Hadi bir seyahate çıkalım. Biletinizi aldınız ve farklı bir şehir gidiyorsunuz. Gideceğiniz yerde ne kadar kalacağınızı, ne kadar para harcayacağınızı, nerde konaklayacağınızı, nereleri göreceğinizi planlamadınız. Çok kaotik görünüyor değil mi? 😄

İşte, açıkça tanımlanmış bir proje kapsamı olmadan bir proje tam olarak böyle görünür.

Başarılı bir proje yöneticisi olmanın bir parçası da projedeki hedeflere ulaşmak için tam olarak neyin gerekli olduğunu anlamak ve oraya nasıl ulaşılacağının haritasını çıkarmak anlamına gelir.

Proje Kapsamı Nedir?

Proje kapsamı, bir projeyi tamamlamak için yapılması gereken toplam iş miktarıdır. Kapsamın tanımlanması proje planlama sürecinin önemli bir parçasıdır ve proje yöneticilerinin proje hedeflerinin, çıktılarının, görevlerin, maliyetlerin ve son tarihlerin neler olduğunu belirlemelerine yardımcı olur. Bu sayede ilgili tüm paydaşların beklentilerini belirleyebilir, neyin gerekli olduğuna dair hedeflerin, görevlerin, teslimatların, son teslim tarihlerinin ve beklentilerin yanı sıra neyin projenin parçası olup neyin olmadığını açıkça görebilirsiniz.

Bir proje yöneticisi olarak proje kapsamını asla kendiniz tanımlamazsınız. Tüm proje paydaşlarını dahil etmeniz ve projenin neyi sunması gerektiği ve neyin kapsam dışı olduğu konusunda anlaşmalarını sağlamanız gerekir. Farklı paydaşların farklı gündemleri, öncelikleri ve görüşleri olduğu için bu süreç karmaşıktır. Ancak, kapsamı uygulama aşamasına doğru ayarlamak, son teslim tarihlerini ve bütçeleri aşma riskinizi büyük ölçüde artırdığından, projenizin kapsamını tanımlamaya onları dahil etmek çok önemlidir.

Proje Kapsamı ve Ürün Kapsamı Farkı Nedir?

Paydaşlar arasında kafa karışıklığını önlemek için proje kapsamı ile ürün kapsamı arasındaki farkı anlamak gerekir.

Özellikle son müşteriler, potansiyel olarak bu iki farklı şeyi karıştırabilecek projeden ziyade ürüne odaklanacaktır.

Ürün kapsamı, geliştirilmekte olan bir ürün veya hizmetin tüm özelliklerini ve işlevlerini tanımlar. Ürünün yeteneklerini, son müşteriler ve son kullanıcılar gibi paydaşların bakış açısından tanımlar. Bu kapsam, ürün için yetenekler, kullanılabilirlik ve arayüzler gibi faktörlere odaklanır.

Öte yandan, proje kapsamı, söz konusu ürün veya hizmeti geliştirmek için yapılması gereken işin tüm yönlerini belirler. Bu nedenle, proje kapsamının ürün kapsamını bilmesi gerekir, ancak bu ürünün nasıl başarılı bir şekilde teslim edileceğini tanımlamak için bunun ötesine geçer.

Başka bir deyişle, ürün kapsamı ürünün bir planıysa, proje kapsamı onu geliştirmek için neyin gerekli olduğuna dair ayrıntılı bir plandır. Bu nedenle, bir proje yöneticisinin bir projeye başlarken yapması gereken ilk şeylerden biri kapsamı tanımlamaktır.

Bir proje kapsamına neler dahil edilmelidir?

Bir proje kapsamı oluşturmak için herkese uyan tek bir yaklaşım yoktur çünkü her projenin kendine özgü gereksinimleri vardır. Ancak bunu dört adıma bölerseniz, süreç oldukça basit hale gelir.

1) Önemli proje bilgilerinin toplanması

Başlamadan önce, belirli bir projenin neyi başarmayı amaçladığını açıkça belirlemek önemlidir. Bir proje kapsamı yazmak, bilgi toplamakla başlar. Proje gereksinimleri için bilgiler, aşağıdakiler gibi birçok farklı yerden ve kaynaktan gelir:

• Paydaşlar
• Proje ekibi
• Proje sponsorları
• Araştırmalar
• Diğer projelerdeki deneyimler

2) Proje amacının belirlenmesi

Projeye neden ihtiyaç olduğunu ve hangi sorunları çözeceğini anlamak, bir projenin kapsamını belirlerken size iyi bir başlangıç sağlayacaktır.

Her projenin bir amacı, gerekli olmasının bir nedeni vardır. Bu, yeni bir ürün geliştirmek, mevcut bir ürünü iyileştirmek, bir hizmet yaratmak veya bir teknolojiyi araştırmak olabilir. Projenin amacına ulaşmak için projeyi teslim etmeye dahil olan her bir paydaş için üzerinde anlaşmaya varılmış bir dizi amaç ve hedef olmalıdır. Bu hedefler, farklı ekipler arasındaki yanlış anlaşılmayı ve çıktıların farklı yorumlarını önlemek için eksiksiz ve açık olmalıdır.

3) Beklentilerin karşılanması

Beklentiler genellikle bir proje için bütçeyi, zaman çizelgelerini ve kilometre taşlarını tanımlar. Herhangi bir projenin müşterisi, projeyi finanse eden kuruluş veya herhangi bir ürün veya hizmetin son kullanıcısı, amaç ve hedeflerin beklentilerini karşılayacağından emin olmalıdır.

4) Bağımlılıklar ve Kısıtlamalar

Bir projenin başarıyla tamamlanması, bilinen kısıtlamalar dahilinde ve dış bağımlılıkların tatminine bağlı olacaktır. Bu nedenle, bu bağımlılıklar ve sınırlamalar proje başlamadan önce tanımlanmalıdır, böylece bağımlılıkların karşılandığından emin olmak için planlar uygulamaya konulabilir. Varsayımlara dayalı yanlış anlamaları önlemek için projeye nelerin dahil edilip edilmeyeceğini listelemek önemlidir.

Sonuç

Açıkça tanımlanmış bir proje kapsamı, herkesin bir projenin performansında kendilerinden ne beklendiğini anlamasını ve hepsinin ortak bir şekilde kararlaştırılan bir son noktaya çekilmesini sağlayacaktır. Ayrıca, proje devam edene kadar alınmayan temel kapsamdan eksik öğeler nedeniyle kontrolsüz değişikliklerin ortaya çıktığı proje kapsamı kayma sorunlarını da ortadan kaldırır. Eksiksiz, doğru ve tutarlı proje kapsamı, müşterinin beklentilerini karşılayarak projeyi başarıyla tamamlama olasılığını önemli ölçüde artıracaktır.

İyi bir kapsam, projeye dahil olan herkesi aynı sayfada tutacak ve işin kontrolden çıkmasını önlemek için tüm paydaşlara proje başlamadan önce üzerinde anlaşmaya vardıkları şartları hatırlatacaktır.

Bu nedenle proje kapsamı, projeyle ilgili olarak gelecekte alınacak her kararın temelini oluşturan bir proje yönetim planı olarak kabul edilir.