Projelerin Başarısında Önceliklendirmenin Rolü

İÇİNDEKİLER:
- Önceliklendirme Nedir?
- Neden Projeleri Önceliklendiriyoruz?
- Projelere Öncelik Verilmesi Proje Başarı Oranlarını Nasıl Artırır?
- Proje Önceliklendirme Modelleri

Bu genç proje yöneticisi adayımız, özel hayatında ve okulda aynı anda yürütmesi gereken milyonlarca task olduğunu ve hepsini dengede tutması gerektiğini henüz fark etmiş ve bunu annesiyle paylaşıyor. Şu haline bakın! Nasıl da bitap düşmüş.. Umarım kurumsal hayata daha yüksek bir motivasyon ile dahil olur 😄

Eğer bir proje yöneticisiyseniz, şu üç şey artık sizin için bir rutin haline gelmiştir;

• Her proje son derece önemlidir
• Yapılması gereken işleri bitirmek için gün içinde asla yeterli zamanınız yoktur
• Proje başlangıcında belirlenen kapsam, proje ortasındaki ve sonundaki tamamen farklıdır 😄

Bir Proje Yöneticisinin ana görevini projeyi başarılı bir şekilde teslim etmektir. Bu, zamanında, bütçe dahilinde ve gerekli tüm özellik ve işlevleri tamamlamak anlamına gelir. Ancak hedefe ulaşmak için ekibiniz için makul bir program oluşturmanız ve farklı görevleri sırayla tamamlamanız gerekir. Peki ekibinize öncelik vermesi gereken işleri nasıl belirlersiniz?

Bu noktada hepimizin yapmamız gerektiğini bildiğimiz bir şey olan öncelikleri tanımlanması sahneye çıkar 🙂 İşin doğası gereği, her zaman belirsizliğin olduğu bu alanda çalışan bir sistemi uygulamak, disiplin ve özveri gerektiren bir süreçtir. Ancak işin ironisi şu ki, her şey acil ve öncelikli olduğunda, aslında hiçbir şeye öncelik verilemez. 🤷‍♂️ Bu da projelerin durmasına, teslim tarihlerinin uzamasına ve pazardaki fırsatların kaçmasına neden olur. Bu nedenle, firmaların proje yönetimi önceliklendirmesi için net bir sisteme ihtiyacı var. 📝

Birden fazla projeyi yönetmek için iyi bir süreç olmadan, hangi işe öncelik verileceğini, ekibinizin iş yükünü etkili bir şekilde yönetmesine nasıl yardımcı olacağını ve her şeyin zamanında yapılıp yapılmadığını bilmek gerçekten zor. Pandemi ile birlikte bu konu daha da önem kazandı çünkü IT ekipleri artık operasyonlarının ayrılmaz bir parçası haline geldi ve bir şirketin pazara açılma stratejisini doğrudan etkiliyor.

Günümüzde artık proje fikri üretmede bir eksikliğimiz yok. Aksine o kadar çok rekabet var ki her birimden deli gibi fikirler yağıyor ve kuyrukta keşfedilmeyi bekleyen bir yığın proje var. Peki doğru projeye doğru zamanda başlamak için nelere dikkat etmeliyiz? 🤔

Önceliklendirme Nedir?

Önceliklendirme, bir task’ın, feature’ın veya herhangi bir olayın önem ve aciliyet düzeyini belirleme sürecidir. Önceliklendirmenin temel amacı, gerçekten önemli olan üzerinde çalıştığınızdan ve ertelenebilecek diğer işler için zaman ve muhtemelen para kaybetmeyeceğinizden emin olmaktır.

Neden projeleri önceliklendiriyoruz?

Aslında, öncelik belirleme ihtiyacı, istediğiniz zaman istediğiniz şey üzerinde çalışmak için yeterli kaynağa sahip olmamanızdan kaynaklanıyor. Bu nedenle şirketlerin (varsa PMO’nun) bu kısıtlar göz önüne alındığında, her zaman maksimum değeri sunmak için yapılması gereken işlerin sırasını belirleyen, iş zorluklarını çözmeye katkıda bulunan bir sistem oluşturmasına öncülük etmesi şart!

Gerçekleştirmeyi düşündüğümüz tüm projelerin/görevlerin amacı, nihai olarak müşterilere değer sağlamak için iş değerleri (business value) oluşturmaktır.

Projeleri öncelik sırasına koyacak bir plan olmadan, en yüksek değere sahip iş, büyük olasılıkla sonraya ötelenir. Türkiyede izlenen yok genelde sesi en çok çıkan birim yöneticisinin işini öncelikledirmek veya en acil teslim tarihine sahip müşterilerin projelerine şirkete daha yüksek değer sunanlara göre öncelik verilmesidir. Bu nedenle, projelerin/görevlerin her birini iş değerleri sırasına göre sıralamak önereceğim en basit yaklaşımlardan biri. Bu yöntemi uygulayabilmek için paydaşlarla, yönetimle ve hatta ekibinizle sağlıklı iletişim kurabiliyor olmanız gerekiyor.

Pek çok proje lideri, iş birimleriyle iletişim kuramamak ve öncelikleri iyi belirlememek ya da sadece çok fazla iş üstlenmek ve ekiplere baskı kurmak yoluyla talepleri yönetmedeki hatalardan bahseder. Bu nedenle IT projelerini önceliklendirmek proje yöneticilerinin iş olgunluğunu geliştirmek için bir başlangıç noktasıdır. Hangi projeye öncelik verileceğini bilmek projenin başarısını, ekibin katılımını ve lider olarak proje yöneticisinin itibarını da etkiler.

Projelere Öncelik Verilmesi Proje Başarı Oranlarını Nasıl Artırır?

2017 PMI Pulse of Profession raporunda, en iyi şirketlerin herkesten çok daha yüksek proje başarı oranlarına sahip olduğunu görüyoruz. Örneğin, en iyi performans gösterenler, zayıf performans gösterenlere göre 7,5 kat daha fazla projeyi zamanında teslim etmiş — bu çok büyük bir fark. Bu şirketlerin diğerlerinden farklı olarak yaptıkları en önemli şey, projelerini stratejik olarak yönetmeye gerçekten odaklanmaları, projelerin firma stratejiyle uyumlu olmasını ve kaynaklarını düzgün şekilde kullanılmasını sağlamalarıdır.

Rapora daha detaylı baktığımızda bunun neden işe yaradığını görebiliyoruz. Bu firmalar ayrıca;

• İş hedeflerine ulaşma olasılıkları %57 daha fazla,
• Zamanında bitirme olasılığı %50 daha fazla,
• %45 olaasılıkla daha fazla bütçeyle bitirme olasılığı,

Bu nedenle, projeleri teslim etmekten sorumluysanız, projeleri önceliklendirmek ilk önceliğiniz olmalıdır.

Proje Önceliklendirme Modelleri

Projeleri seçme kriterlerini bulmak için herkese uyan tek bir çözüm yok maalesef. Burada proje listenize öncelik vermek için basit, genel ve uygulanabilir adımlardan bahsedeceğim:

Sıralama Yöntemi Nedir?

Sıralama Yöntemi, muhtemelen hepimizin aşina olduğu en basit önceliklendirme yöntemlerinden biridir. Sıralama Yöntemini kullandığınızda, bir projeyi değerlendirmek için birkaç kriter belirlersiniz. Projeler daha sonra yalnızca bu kriterlere göre sıralanır.

Öcelikle kriterlerinizi belirleyin ve projeler arasında ayrım yapmak için bir sıralama ölçeği oluşturun.

Örneğin:

• Stratejik Değer: Kuruluşumuzun genel stratejileri için önemli mi? [1 = Çok önemli 5 = Önemli değil]
• Kolaylık: Bu projenin tamamlanması oldukça kolay olacak mı? [1 = Çok kolay 5 = Çok zor]
• Finansal Fayda: Projenin çıktıları muhtemelen finansal fayda sağlayacak mı? [1 = Büyük olasılıkla 5 = Muhtemel değil]
• Maliyet: Bu proje muhtemelen çok pahalıya mal olacak mı? [1 = Düşük maliyet 5 = Yüksek maliyet]
• Kaynak Etkisi: Bu projenin kaynaklarımız (insan, ekipman vb.) üzerinde büyük bir etkisi olacak mı? [1 = Düşük etki 5 = Yüksek etki]

Karar verme süreci açık ve anlaşılması basit olan bu yöntemin en büyük avantajlarından biri organizasyonu veya PMO’yu karar almaya zorlamasıdır. Bununla birlikte, sıralama yöntemi, organizasyonların az sayıda ve benzer projeleri olduğunda aynı ölçekleri kullanacakları için kolayca uygulanabilir olacak ve isabetli sonuçlar verecektir.

Bu yöntemde belirli kriterleri ağırlıklandırabilir veya dilerseniz yeni kriterler ekleyebilirsiniz. Ancak proje değerlendirmelerini yavaşlatacağı için çok fazla kriter eklenmemelidir.

Puanlama Yöntemi Nedir?

Projeleri birden fazla kriter ile önceliklendirmek istiyorsanız veya çok farklı proje türlerini karşılaştırmak istiyorsanız Puanlama Yöntemini tercih edebilirsiniz. Puanlama Yöntemi, bir öncelik puanı hesaplamak için çok sayıda değerlendirme kriteri oluşturarak çalışır. Kriterler, hangi kriterlerin en önemli olduğunu vurgulamak için bir ağırlığa da sahip olabilir. Kullanılan ortak kriterler şunları içerebilir:

• Payback periyodu
• ROI getirisi
• Proje maliyeti
• Kurumsal stratejiye uyumluluk
• Yasal gerekliliklere uyumluluk
• Müşteri memnuniyeti üzerindeki etkisi
• Diğer Proje Bağımlılıkları gibi

Birçok firma bu yöntemi kendi ihtiyaçlarına uygun olarak özelleştirebileceği ve tam olarak hangi kriterlerin ve ağırlıklandırmanın kendi işleriyle alakalı olduğunu belirleyebildikleri için tercih etmektedir. Bir proje değerlendirilirken her bir kriter için puanlanır. Daha sonra bir ağırlık varsa ayarlanır ve nihai proje öncelik puanı sağlamak için tüm kriter puanlarının toplamı eklenir. Ardından, proje öncelik puanına göre en yüksek puana sahip projelere öncelik verilir.

Kişiselleştirilebilen kriterler, Puanlama Yönteminin avantajı olsa da, dezavantajı da olabilir. Birçok kuruluş, çok fazla proje değerlendirme kriteri geliştirerek süreci aşırı karmaşıklaştırma hatasına düşmektedir. Proje değerlendirmesinin kapsamlı olması gerekir, ancak uzun değerlendirme kriterleri listesine sahip firmalar kendilerini karmaşık formüller altında gömülü bulacaklardır.